Šta je eOtpremnica i kada se koristi u Srbiji?
eOtpremnica predstavlja elektronski dokument koji prati kretanje robe od pošiljaoca do primaoca. Njena osnovna svrha je da obezbedi jasnu evidenciju o tome gde se roba nalazi, kada je poslata i kome je namenjena.
U savremenom poslovanju sve veći broj kompanija prelazi na digitalne procese, pa elektronske otpremnice postaju standard za firme koje žele bolju kontrolu nad robom, magacinima i logistikom.
Pored toga, eOtpremnice omogućavaju jednostavnije praćenje pošiljki, smanjuju mogućnost greške i ubrzavaju administrativne procese.
Šta je eOtpremnica?
eOtpremnica je digitalna verzija klasične papirne otpremnice. Ona sadrži podatke o robi koja se transportuje, pošiljaocu, primaocu, količini robe i drugim važnim informacijama.
Najčešće se koristi kada:
roba napušta magacin
roba prelazi sa jedne lokacije na drugu
vrši se isporuka kupcu
roba se transportuje između poslovnih jedinica
potrebno je dokazati kretanje robe
Za razliku od papirnih dokumenata, elektronska otpremnica omogućava brže kreiranje, lakšu pretragu i digitalno čuvanje svih podataka.
Čemu služi eOtpremnica?
Osnovna funkcija eOtpremnice jeste praćenje fizičkog kretanja robe.
Na taj način kompanija u svakom trenutku može da zna:
- koja roba je poslata
- kada je poslata
- ko je pošiljalac
- ko je primalac
- u kojoj količini je roba isporučena
Osim toga, elektronske otpremnice omogućavaju jednostavnije upravljanje zalihama i bolju kontrolu poslovnih procesa.
Mnoge firme koriste eOtpremnice kao sastavni deo sistema za magacinsko poslovanje i logistiku.
Kada se koristi eOtpremnica u Srbiji?
U praksi postoji više situacija u kojima se koristi eOtpremnica.
Prenos robe između magacina
Kada firma poseduje više magacina ili poslovnih jedinica, svako prebacivanje robe zahteva odgovarajuću evidenciju.
Zbog toga se kreira eOtpremnica koja prati robu od jednog magacina do drugog.
Na primer, kompanija ima centralni magacin u Beogradu i distributivni centar u Novom Sadu. Prilikom svakog prenosa robe generiše se elektronska otpremnica.
Isporuka robe drugoj firmi
Takođe, eOtpremnica se koristi kada se roba šalje drugom pravnom licu.
U tom slučaju dokument potvrđuje šta je poslato, u kojoj količini i kome je roba namenjena.
Transport pre izdavanja fakture
U mnogim poslovnim procesima roba se isporučuje odmah, dok se faktura izdaje kasnije.
Međutim, roba mora imati prateću dokumentaciju tokom transporta.
Upravo zato se koristi eOtpremnica.
Logistika i distribucija
Kompanije koje se bave logistikom svakodnevno koriste otpremnice kako bi evidentirale kretanje robe.
Pored toga, dokument olakšava internu kontrolu i smanjuje mogućnost administrativnih grešaka.
Razlika između eOtpremnice i eFakture
Jedna od najčešćih nedoumica jeste razlika između eOtpremnice i eFakture.
eOtpremnica
prati fizičko kretanje robe
koristi se tokom transporta
evidentira isporuku
nema finansijski karakter
eFaktura
predstavlja finansijski dokument
služi za obračun i naplatu
prolazi kroz SEF sistem
koristi se za obračun PDV-a
Dakle, eOtpremnica prati robu, dok eFaktura prati finansijsku stranu poslovnog procesa.
U mnogim situacijama prvo nastaje eOtpremnica, a zatim se izdaje eFaktura.
Prednosti korišćenja eOtpremnica
Prelazak na elektronske otpremnice donosi brojne prednosti.
Brža obrada dokumentacije
Dokument se kreira za nekoliko sekundi i odmah postaje dostupan korisnicima.
Manje administrativnih grešaka
Automatizacija procesa smanjuje mogućnost pogrešnog unosa podataka.
Bolja kontrola robe
U svakom trenutku moguće je proveriti status dokumenta i lokaciju robe.
Digitalna arhiva
Sve otpremnice ostaju sačuvane u sistemu i mogu se pronaći za nekoliko sekundi.
Rad sa više magacina
Elektronski sistem značajno olakšava upravljanje robom između više lokacija.
Problemi bez sistema za eOtpremnice
Kompanije koje koriste papirne procese često se suočavaju sa izazovima kao što su:
izgubljena dokumentacija
kašnjenje u obradi podataka
greške pri unosu robe
neusaglašeno stanje magacina
otežana kontrola transporta
Zbog toga se sve više firmi odlučuje za digitalizaciju procesa.
Ko je obavezan da koristi eOtpremnice?
Obaveza korišćenja zavisi od načina poslovanja i kretanja robe.
Najčešće ih koriste:
proizvodne kompanije
distributeri
veleprodaje
logističke firme
kompanije sa više magacina
preduzeća koja često premeštaju robu
S druge strane, ukoliko ne postoji fizičko kretanje robe, potreba za otpremnicom može biti manja.